Dyskusja na temat PMO bez odniesienia jej do kontekstu skuteczności realizacji projektów przez organizacje jest raczej jałowa. Można oczywiście rozważać potencjalne korzyści jakie niesie ze sobą wdrażanie i utrzymywanie Biura w organizacji, ponieważ wydają się one wręcz oczywiste. Postaram się jednak nie powielać tego schematu i ukazać problem w nowym świetle.
Osoby, które wzięły udział w moim badaniu i udzielały odpowiedzi na temat swoich organizacji (przedsiębiorstwa, ngo, sektor publiczny) pamiętają zapewne, że głównym celem przedsięwzięcia było wypracowanie wniosków, które pomogą podnosić skuteczność zespołów projektowych. Skuteczność rozumianą jako realizację projektów w terminie, przy zachowaniu zamierzonej jakości i w ramach wyznaczonego budżetu. Wartość tę porównałem ze zmiennymi dotyczącymi PMO oraz szeregiem czynników różnicujących i grupujących. Oto wyniki analizy.
Co ciekawe, nie wystąpiła zależność pomiędzy skutecznością w realizacji projektów a posiadaniem PMO w strukturze organizacji. Dodam, że nie jest to kwestia niuansów statystycznych. Istotność związku po prostu nie istnieje :-) Chciałoby się zatem podsumować dość kontrowersyjnie, że skoro PMO nie podnosi skuteczności zespołów, to nie ma sensu go wdrażać. Mógłby to być jednak wniosek wyciągnięty zbyt pochopnie.
Odrębna analiza związku skuteczności w realizacji projektów z posiadaniem PMO dla organizacji zorganizowanych wg różnych organigramów pokazuje, że spisywanie Biura Zarządzania Projektami na straty nie jest najlepszym pomysłem. Co prawda, w czterech z pięciu badanych rodzajów struktur organizacyjnych nie udało się zaobserwować wpływu PMO na skuteczność. Jednak Biuro wydaje się mieć istotne znaczenie w jednostkach zbudowanych w oparciu o zrównoważoną strukturę macierzową (znana m.in. z niekończących się negocjacji pomiędzy menedżerami projektów a kierownikami liniowymi). W jej przypadku organizacje z wdrożonym PMO osiągały ponad 11% lepsze wyniki skuteczności. Może to oznaczać lepsze czasy realizacji, mniejsze przekroczenia budżetów, czy lepszą jakość. Jeszcze większy przyrost skuteczności można by zaobserwować prawdopodobnie w strukturach liniowych. Niestety liczebność organizacji z tego typu strukturą była zbyt mała dla wnioskowania statystycznego.
Dobre wyniki organizacji posiadających PMO w zrównoważonej strukturze macierzowej pokazują, że w określonych przypadkach wdrożenie Biura jest uzasadnione. Jednak czy oznacza to, że w pozostałych przypadkach PMO nie ma sensu?
Przyczyn wdrażania i utrzymywania Biura Zarządzania Projektami nie należy upatrywać jedynie w chęci podniesienia skuteczności zespołów projektowych. Bardzo ważne jest jej utrzymywanie na akceptowalnym poziomie w warunkach zwiększania liczby realizowanych projektów. Niejako z definicji PMO ma wspomagać organizację w warunkach intensywnej pracy projektowej. Badanie pokazało, że organizacje posiadające PMO realizują rocznie niemal 150% więcej projektów niż te, które go nie posiadają, co więcej zarządzają równolegle ponad trzy razy większą liczbą przedsięwzięć. Co więcej, zgodnie z przytoczonymi wcześniej wynikami, skuteczność tych organizacji jest na poziomie zbliżonym do utrzymywanego przez jednostki, które muszą sobie radzić z dużo mniejszą liczbą projektów.
Ostateczny wniosek płynący z tej krótkiej analizy może być następujący. Biuro Zarządzania Projektami jest jednostką, dzięki której organizacje realizujące bardzo dużo projektów zarówno w ujęciu rocznym, jak i równoległym, są w stanie utrzymać zadowalającą skuteczność zespołów projektowych. Nie można oczywiście kategorycznie wykluczyć wpływu innych czynników, jednak związek PMO z wysoką skutecznością organizacji bardzo intensywnych projektowo wydaje się dość wyraźny.
Moja rekomendacja -> Jeżeli realizujesz lub chcesz realizować wiele projektów w swojej organizacji, poważnie rozważ wdrożenie do niej Biura Zarządzania Projektami.
Odrębna analiza związku skuteczności w realizacji projektów z posiadaniem PMO dla organizacji zorganizowanych wg różnych organigramów pokazuje, że spisywanie Biura Zarządzania Projektami na straty nie jest najlepszym pomysłem. Co prawda, w czterech z pięciu badanych rodzajów struktur organizacyjnych nie udało się zaobserwować wpływu PMO na skuteczność. Jednak Biuro wydaje się mieć istotne znaczenie w jednostkach zbudowanych w oparciu o zrównoważoną strukturę macierzową (znana m.in. z niekończących się negocjacji pomiędzy menedżerami projektów a kierownikami liniowymi). W jej przypadku organizacje z wdrożonym PMO osiągały ponad 11% lepsze wyniki skuteczności. Może to oznaczać lepsze czasy realizacji, mniejsze przekroczenia budżetów, czy lepszą jakość. Jeszcze większy przyrost skuteczności można by zaobserwować prawdopodobnie w strukturach liniowych. Niestety liczebność organizacji z tego typu strukturą była zbyt mała dla wnioskowania statystycznego.
Dobre wyniki organizacji posiadających PMO w zrównoważonej strukturze macierzowej pokazują, że w określonych przypadkach wdrożenie Biura jest uzasadnione. Jednak czy oznacza to, że w pozostałych przypadkach PMO nie ma sensu?
Przyczyn wdrażania i utrzymywania Biura Zarządzania Projektami nie należy upatrywać jedynie w chęci podniesienia skuteczności zespołów projektowych. Bardzo ważne jest jej utrzymywanie na akceptowalnym poziomie w warunkach zwiększania liczby realizowanych projektów. Niejako z definicji PMO ma wspomagać organizację w warunkach intensywnej pracy projektowej. Badanie pokazało, że organizacje posiadające PMO realizują rocznie niemal 150% więcej projektów niż te, które go nie posiadają, co więcej zarządzają równolegle ponad trzy razy większą liczbą przedsięwzięć. Co więcej, zgodnie z przytoczonymi wcześniej wynikami, skuteczność tych organizacji jest na poziomie zbliżonym do utrzymywanego przez jednostki, które muszą sobie radzić z dużo mniejszą liczbą projektów.
Ostateczny wniosek płynący z tej krótkiej analizy może być następujący. Biuro Zarządzania Projektami jest jednostką, dzięki której organizacje realizujące bardzo dużo projektów zarówno w ujęciu rocznym, jak i równoległym, są w stanie utrzymać zadowalającą skuteczność zespołów projektowych. Nie można oczywiście kategorycznie wykluczyć wpływu innych czynników, jednak związek PMO z wysoką skutecznością organizacji bardzo intensywnych projektowo wydaje się dość wyraźny.
Moja rekomendacja -> Jeżeli realizujesz lub chcesz realizować wiele projektów w swojej organizacji, poważnie rozważ wdrożenie do niej Biura Zarządzania Projektami.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz